Aufgabenmanagement – eine HerausforderungAufgabenmanagement – eine Herausforderung
Das Risiko, durch die Nichterfüllung von Aufgabenstellungen Zeit und Geld zu verlieren ist hoch – insbesondere, wenn es nicht gelingt, die Übersicht über die zu erledigenden Aufgaben zu behalten und dadurch Sicherheit und Zuverlässigkeit zu demonstrieren. Wenn man Termine überschritten hat oder gar vergisst Wichtiges zu erledigen, wird das oft unangenehm. Und unter Umständen teuer – erst recht, wenn es jemand anderes merkt –der Vorgesetzte, der Chef oder der Kunde!
In Projekten und im Rahmen der täglichen Arbeit werden viele Aufgabenstellungen verteilt – in der Hoffnung, dass alle Aufgaben zeit- und budgetgerecht bearbeitet werden. Doch diese Hoffnung erfüllt sich nicht immer!
Gerade in der Team- oder Projektarbeit, wo viele Menschen miteinander arbeiten zeigt sich besonders deutlich, wie immens wichtig es ist, dass alle Beteiligten die Inhalte verstehen und wissen was von wem bis wann zu tun ist. Dies ist natürlich nicht nur Kernpunkt der verbindlichen Zusammenarbeit sondern genauso relevant für alle anderen Aufgabenstellungen, in Abteilungen, Institutionen, Organisationen und Unternehmen.
Mit über 16 Jahren Erfahrung im Projektgeschäft kann die Schuchert Managementberatung GmbH & Co. KG aus Bochum auf zahlreiche Erfolge in der Projektsteuerung und damit auch in der Koordination von Teams und deren Aufgaben zurückblicken. Neben den Einzelverantwortlichkeiten der Beteiligten ist es für den Erfolg unerlässlich, den Gesamtüberblick zu behalten, weiß Klaus Uhlmann, Diplomingenieur und Prokurist des Unternehmens, zu berichten. So genügt es nicht, dass jeder Mitarbeiter einfach nur seinen eigenen, oftmals sehr individuellen Plan verfolgt. Denn fällt ein Mitarbeiter plötzlich aus, ist es häufig schwierig nachzuvollziehen, welche Aufgabenstellungen bei ihm oder bei ihr auf dem Tisch lagen. Damit ist die Gefahr sehr groß, dass Termine nicht eingehalten, Budgets überschritten oder Dinge einfach nur nicht erledigt werden.
Entscheidender noch als das ist jedoch, dass gerade in Zeiten hoher Arbeitsauslastung Prioritäten übergreifend vergeben werden, um so wichtiges von weniger wichtigem zu trennen – Projektintern und Projektübergreifend. So kommt es häufig vor, erläutert Herr Uhlmann, dass es in einem Unternehmen in verschiedenen Projekten verschiedenste Aufgaben mit der Priorität 1 gibt, im Unternehmen gibt es darüber hinaus ebenfalls Aufgabenstellungen mit der Priorität 1 und darüber hinaus gibt es natürlich noch wichtigere Aktivitäten, z. B. auf direkte Veranlassung der Geschäftsführung, ebenfalls mit der Priorität 1.
Eine Herausforderung für die Verantwortlichen und Ausführenden, dabei die richtige Wahl in der Reihenfolge der Bearbeitung zu finden und die Übersicht über die insbesondere wirklich wichtigen Dinge zu behalten!
In vielen Unternehmen werden zwar Protokolle, Übersichten, TODO-Listen, „LOPs“ (sog. Listen offener Punkte) usw. geführt, um den o.g. Gefahren zu begegnen, häufig aber projekt- oder bereichsindividuell und der durchgängige Ansatz fehlt. Insbesondere wenn man einen Überblick über alle Aufgabenstellungen erhalten möchte und sich dabei für mögliche Risiken wie drohenden Terminverzug interessiert, um z. B. Ressourcen dort verstärkt einzusetzen, wo es am Nötigsten ist, fehlt oftmals einfach die Möglichkeit bzw. der Ansatzpunkt dazu.
Einige Unternehmen versuchen die übergeordnete Controllingfunktion auf den oder die Qualitätsmanagementbeauftragten zu verlagern, welche den Erwartungen aber häufig nur mit großen Anstrengungen gerecht werden können – da die technischen Möglichkeiten entweder nicht verfügbar sind oder aber nicht – warum auch immer – genutzt werden.
Dieses nahm die Schuchert Managementberatung zum Anlass und entwickelte mit dem factro Aufgabenmanagement eine Softwarelösung, die sich diesen Anforderungen erfolgreich stellt und die Rolle der Datenbank und Aufgabenübersicht übernimmt. „Zu Beginn haben wir natürlich nach einer auf dem Markt existenten Lösung Ausschau gehalten, doch hier konnten wir keine als zufriedenstellend bewerten“, so Klaus Uhlmann. Insofern hat man sich im Hause Schuchert dann für die Realisierung einer eigenen Lösung entschieden, welche die Ansprüche im Rahmen der internen und externen Projektarbeiten zu 100% erfüllt.
„Mit factro haben wir ein vernetzt arbeitendes System geschaffen, das es jedem Mitarbeiter ermöglicht, seine individuellen Aufgaben in einer zentralen Datenbank zu hinterlegen und dabei gleichermaßen als Aufgabenpool für das Unternehmen genutzt werden kann. Ergänzend schafften wir die Möglichkeit, auf diesen Aufgabenpool bei Bedarf von überall, ortsunabhängig zugreifen zu können – was insbesondere den Mitarbeitern im Außendienst ihre Arbeit erleichterte.
Alle persönlich relevanten Aufgabenstellungen sind so verfügbar – egal ob diese aus der eigenen Feder stammen oder von einer anderen Person zugeteilt wurden und gleichzeitig ist der Überblick über sämtliche Aufgaben im Unternehmen gegeben – sofern man dazu die entsprechende Berechtigung hat.
Zudem erinnert factro komfortabel an Aufgabeninhalte und zeigt über Signale sowohl den Ausführenden als auch den Verantwortlichen einer Aufgabe an, wann eine Aufgabenstellung droht, ausserhalb des vorgesehenen Zeitrahmens oder Budgets zu geraten.
Wir haben die Lösung dem Praxistest unterzogen, die Funktionen des Aufgabenmanagements in zahlreichen internen wie auch externen Projekten genutzt und sind mehr als zufrieden“, konstatiert der langjährige Projektleiter und Prokurist des Unternehmens.
„Mit der Einrichtung und Unterhaltung eines zentralen Aufgabenpools im Unternehmen konnte die verbreitete Hoffnung, Aufgabenstellungen gemäß den Erwartungen zu bearbeiten in nahezu Gewissheit überführt werden, die Planungen wurden verbindlicher, die Aufgabenvielfalt transparenter und letztendlich die Realisierung erfolgreicher.“
Foto von Herrn Uhlmann s.
http://www.factro.de/index.php?eID=tx_nawsecuredl&u=0&file=typo3temp/pics/bfc2eea308.jpg&t=1287166236&hash=f663717898986032c28908adb18e682e
Dipl.-Ing. Klaus Uhlmann ist seit 1997 als Qualitätsmanager, EOQ-Auditor und Dozent
der Schuchert Managementberatung GmbH & Co. KG, Bochum tätig und in der Position als Prokurist und Projektleiter für die interne Organisation und Projektkoordination zuständig.
Über Schuchert Managementberatung GmbH & Co. KGfactro® als integrative, modulare Software für Unternehmen, Organisationen, Bereiche oder Abteilungen mit dem Fokus auf Projektmanagement und Know-How-Dienstleistungen ist eine europäische Marke der Schuchert Managementberatung GmbH & Co. KG. Das Unternehmen mit Sitz in Bochum wurde 1994 von Udo Schuchert gegründet und berät den Mittelstand in allen Managementbereichen. Das Leistungsspektrum reicht dabei von der Strategischen Unternehmensentwicklung über Marketing, Personalberatung sowie Qualitäts- und Prozessmanagement bis hin zu individuellen IT-Konzepten und -Lösungen. Mehr Information unter www.factro.de sowie www.schuchert.de
Weitere Informationen : http://www.factro.de/aufgabenmanagement.0.html
